5 SAI LẦM THƯỜNG GẶP TRONG LOGISTICS XUẤT KHẨU VÀ CÁCH CÁC DOANH NGHIỆP CÓ THỂ PHÒNG TRÁNH

Trong thời kỳ toàn cầu hóa, logistics không chỉ đơn thuần là vận chuyển hàng hóa, mà còn là yếu tố sống còn trong chuỗi giá trị xuất khẩu. Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ (SME) – vẫn đang mắc phải những sai lầm đáng tiếc trong khâu logistics, dẫn đến chậm trễ giao hàng, tổn thất tài chính hoặc mất đối tác quốc tế.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất trong logistics xuất khẩu và cách phòng tránh hiệu quả – để doanh nghiệp có thể yên tâm vươn ra thị trường toàn cầu.

1. Không kiểm tra kỹ chứng từ xuất khẩu

❌ Vấn đề:

Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp gửi hàng mà không rà soát kỹ chứng từ thương mại như: hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)... Chỉ một sai sót nhỏ (ví dụ sai mã HS code hoặc thông tin người nhận) cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cảng, bị phạt hoặc trả về.

✅ Giải pháp:

• Kiểm tra kỹ chứng từ trước khi thông quan.
• Sử dụng checklist nội bộ để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ giấy tờ nào.
• Làm việc với đối tác logistics uy tín có kinh nghiệm hỗ trợ khai hải quan.

2. Chọn sai phương thức vận tải

❌ Vấn đề:

Không ít doanh nghiệp chọn hình thức vận tải theo “thói quen” hoặc giá rẻ nhất, mà không tính đến đặc thù hàng hóa và thời gian giao hàng. Ví dụ, hàng điện tử gọn nhẹ nhưng có giá trị cao thì nên ưu tiên vận tải hàng không thay vì container đường biển.

✅ Giải pháp:

• Cân nhắc các yếu tố: loại hàng, khối lượng, thời gian cần giao, yêu cầu về bảo quản…
• Xin tư vấn từ chuyên gia logistics để chọn hình thức phù hợp: đường biển, đường không, đường bộ hoặc kết hợp.
• Cập nhật biểu phí, thời gian transit của các tuyến vận tải chính.

3. Không mua bảo hiểm hàng hóa

❌ Vấn đề:

Nhiều doanh nghiệp chủ quan, không mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế với lý do “hàng đi an toàn suốt rồi”. Nhưng khi có rủi ro như container bị rơi xuống biển, cháy tàu, mất cắp… thì thiệt hại có thể lên đến hàng trăm ngàn USD và không được đền bù.

✅ Giải pháp:

• Luôn mua bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance) – đặc biệt với hàng giá trị cao hoặc vận chuyển đường dài.
• Tìm hiểu kỹ loại bảo hiểm: bảo hiểm toàn bộ (All Risk) hoặc bảo hiểm giới hạn.
• Làm việc với đối tác logistics có hỗ trợ tư vấn và cung cấp bảo hiểm hàng hóa.

4. Không tối ưu chi phí logistics

❌ Vấn đề:

Không ít doanh nghiệp “đi riêng lẻ”, không tận dụng dịch vụ gom hàng (consolidation), tuyến đường tối ưu hoặc ưu đãi từ các nhà vận chuyển lớn, dẫn đến chi phí logistics cao hơn mặt bằng chung.

✅ Giải pháp:

• So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ logistics.
• Sử dụng dịch vụ trọn gói để được tối ưu chi phí kho bãi, vận tải và thủ tục hải quan.
• Hợp tác với đơn vị logistics có kinh nghiệm tối ưu tuyến đường và dịch vụ hậu cần.

5. Không nắm rõ quy định thị trường nhập khẩu

❌ Vấn đề:

Một số thị trường như EU, Mỹ, Nhật Bản có tiêu chuẩn rất khắt khe về bao bì, nhãn mác, truy xuất nguồn gốc và tiêu chuẩn môi trường (ví dụ: EUDR, REACH, FDA…). Nếu doanh nghiệp không nắm rõ và vi phạm, hàng có thể bị trả về hoặc phạt rất nặng.

✅ Giải pháp:

• Cập nhật thường xuyên các quy định nhập khẩu của thị trường mục tiêu.
• Làm việc với đơn vị logistics có bộ phận tư vấn luật và thương mại quốc tế.
• Tích hợp công nghệ truy xuất nguồn gốc, ghi nhãn đúng tiêu chuẩn quốc tế.

✅ Heart Logistics – Giải pháp giúp doanh nghiệp xuất khẩu an toàn, hiệu quả

Tại Heart Logistics, chúng tôi hiểu rằng mỗi sai sót trong logistics đều có thể trở thành rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi cung cấp giải pháp logistics trọn gói, giúp khách hàng:

1. Kiểm soát chặt chứng từ xuất khẩu
2. Tư vấn lựa chọn tuyến đường và hình thức vận tải tối ưu
3. Hỗ trợ khai hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa nhanh chóng
4. Theo dõi toàn trình vận chuyển và xử lý rủi ro kịp thời

=> Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và mạng lưới đối tác toàn cầu, Heart Logistics cam kết giúp doanh nghiệp xuất khẩu an toàn – tiết kiệm – đúng hạn.

✍️ Kết luận

Logistics là “xương sống” của xuất khẩu, và tránh được những sai lầm cơ bản chính là bước đầu tiên để xây dựng chuỗi cung ứng mạnh mẽ. Đừng để những lỗi nhỏ như sai chứng từ hay chọn nhầm phương thức vận tải làm hỏng cả hợp đồng xuất khẩu lớn.

Hãy để Heart Logistics đồng hành cùng bạn – từ trái tim đến thị trường quốc tế.